Работа любой компании предполагает большой документооборот, и документы необходимо где-то хранить, причем в соответствующих условиях. Для этого и существуют компании, предоставляющие услугу - депозитарное хранение документов, которые не только сохранят бумаги, но и позволят разгрузить недешевое офисное пространство, освободив его от папок с документами.

Технология хранения важных документов должна обеспечивать надлежащую сохранность, специальные условия – влажность, температурный режим и т.д. Цель депозитарного хранения документов – архивные документы должны сохраняться в пригодном для использования виде на то время, пока предоставляют ценность.

Основным требованием для качественного депозитарного хранения документов – обязательное наличие помещения, где возможно создать соответствующие температурные и влажностные условия, световой режим и санитарно-гигиенические нормы. Обычно, для этих целей используются типовые проекты, которые разрабатываются специально для архивов.

Специалисты утверждают, что при неправильном хранении бумажных документов, физико-химические свойства листа подвергаются изменениям – это и сама бумага, и чернила, и клей. Бумажный лист становиться ломкой и хрупкой спустя совсем небольшое время. Еще более неустойчива современная бумага, как правило, произведенная по экономически выгодной технологии, дабы снизить себестоимость производства. Для того, чтобы она пожелтела и стала ломкой, достаточно всего 8-10 лет.

Специализированные хранилища, предлагающие услуги по депозитарному хранению документов, придерживаются следующих условий:

исключение случаев перепадов температуры, а также недостатков влажности воздуха – именно излишняя сухость атмосферы помещения хранилища способствует появлению ломкости бумаги;

исключение воздействия прямых лучей солнца, которые губительно влияют на документы, буквально выжигая краситель, то есть текст документов;

излишняя влажность и присутствие в воздухе вредных веществ быстро портит бумагу и текст, а также способствует развитию плесени.

В «правильном» депозитарном хранилище стеллажи установлены так, что прямые лучи их не затрагивают, да и освещаются они по минимуму, смонтирована отличная система вентиляции, а также установлена современная система отопления. Только в хорошо проветриваемом помещении, с постоянным температурным режимом, можно не волноваться за свои документы. А теперь подумайте, сможете ли вы создать подобные условия у себя в офисе, или же лучше довериться профессионалам?